在当前快速变化的商业环境中，企业行政管理工作面临着前所未有的挑战。行政人员作为企业的中坚力量，其角色定位与素养提升成为亟待解决的问题。一方面，行政人员需具备高度的职业操守、服务意识与专业技能，以应对日益复杂的行政事务；另一方面，他们还需在人际沟通、公文写作、会务管理及档案管理等方面展现出卓越的能力，以确保企业运营的高效与顺畅。
然而，在实际工作中，行政人员往往面临诸多痛点。如职业道德与职业操守的缺失导致信任危机，时间管理与优先级设置的不当造成工作效率低下，以及人际沟通障碍影响团队协作等。
课程从角色定位出发，明确行政人员的职业操守与基本素养要求，进而深入探讨总部行政人员对外州行政兼管的有效策略。同时，课程还注重提升行政人员的人际沟通能力，使其能够在复杂的人际环境中游刃有余。此外，公文写作、会务管理及档案管理等实用技能的培训，将帮助行政人员更好地应对日常工作挑战，提高工作效率与质量。
● 提升职业操守，树立诚信形象，赢得广泛信赖心不慌
● 增强服务意识，优化时间管理，工作效率高来心情畅
● 精通人际沟通，化解团队矛盾，协作顺畅事业更兴旺
● 掌握公文写作，汇报总结精准，文字表达简练又大方
● 高效管理会务，确保流程顺畅，会议成果显著声誉扬
● 精通档案管理，资料保管妥当，信息利用便捷助飞翔
第一讲：角色塑造——精进素养，铸就高效行政典范
视频解析：诸葛亮作为”董事秘书”，他有哪些优点值得我们学习？
一、行政人员的应具备职业操守
1. 职业道德与职业操守：诚信、保密、责任心等职业道德规范
2. 服务意识与态度：积极主动、耐心细致的服务态度
3. 时间管理与优先级设置：有效的时间管理方法和任务优先级判断技巧
4. 持续学习与自我提升：持续学习新知识、新技能，适应行政管理的新要求
二、总部行政人员对外州行政兼管
1. 兼管原则与策略：明确兼管的目的、原则及法律依据
2. 检查要点：政策执行、资源配置、服务效率等方面的检查标准
3. 监督流程与思路
1）前期准备：收集信息，了解当地行政规定
2）现场调研：实地考察，识别问题
3）指导与监督：提供改进建议，跟踪实施效果
4）反馈与总结：定期汇报，总结经验教训
三、行政办公人员的基本素养
1. 专业技能：如办公软件操作、文档管理等
2. 团队协作：培养团队精神，学习有效协作方法
3. 情绪管理：压力缓解与情绪调节技巧
4. 职业形象：着装、言谈举止的专业性培养
四、办公物资采购到出库的流程
1. 采购管理：需求调研、供应商选择、合同签订、验收标准
2. 库存管理：库存控制、分类存储、安全保管
3. 盘点流程：定期盘点、差异分析、调整账目
4. 出库管理：领用申请、审批流程、出库记录
五、办公室 5S管理
1. 整理：区分必需品与非必需品，清除无用物品
2. 整顿：物品定位、标识清晰，便于取用
3. 清扫：保持工作场所清洁，预防污染
4. 清洁：维持整理、整顿、清扫的成果，制度化
5. 素养：提升员工自我管理与团队协作能力
六、行政管理者的计划管理
1. 如何制订年度工作计划
2. 如何制定季度工作计划
3. 如何制订月度工作计划
4. 如何制定每周工作计划
5. 如何制订每日工作计划
小组演练：每个人完成以上5个计划
工具表单：《XX公司行政岗年度工作计划》《XX公司行政岗季度工作计划》《XX公司行政岗月度工作计划》《XX公司行政岗每周工作计划》《XX公司行政岗每日工作计划》
第二讲：人际优化——和谐氛围，畅享工作愉悦轻松
一、行政文秘的解码力
发现问题→思考问题→解决问题→总结问题
视频：向梁友安学习当好领导好参谋
1. 职场高效沟通的含义
2. 职场沟通的6个重要性
3. 职场沟通4项障碍分析
案例解析：职场沟通中的漏斗现象
二、组织沟通四层级
1. 沟通4要领——有问题、有归纳、有成绩、有总结
案例：某公司董事会秘书如何获得10多位总经理的认同，她是如何做的？
小结：与上级沟通的7项基本法则、让上司认同你的6种方法
2. 与平级沟通——对平级用好一个跨字
案例：不会沟通，同事变冤家
3. 与基层员工沟通——6项重要法则
案例：某公司办公室文秘如何帮助上级管理员工情绪
4. 非正式沟通——3大关键行为
小组演练：假如你是总经理秘书，总经理安排在明天上午9点开个会议，你会怎么做？
三、高情商协助上级管理部门工作
讨论：在日常工作中您是如何和部门协调工作的？
1. 快速了解团队成员办事风格
第一种：指挥型的5个显著特点
第二种：人际型的5个显著特点
第三种：支持型的5个显著特点
第四种：完美型的5个显著特点
2. 高效管理催办他人工作的技巧
1）指挥型管理技巧
2）人际型管理技巧
3）支持型管理技巧
4）完美型管理技巧
第三讲：业务精进——妙笔生花，公文水平再攀高峰
一、公文写作的四项基本要求
1. 主题突出，观点正确
2. 结构完整，格式规范
3. 实事求是，讲求实效
4. 准确表达，简明生动
二、公文写作的五个基本步骤
1. 确立主题，明确目的
2. 收集材料，调查研究
3. 拟写提纲，安排结构
4. 润色加工，修改定稿
5. 撰写初稿，征求意见
三、如何提交高质量的请示——请示的写作技巧
1. 请示的格式和结构
2. 如何使请示更具说服力和诚意
3. 如何避免常见错误和失误
4. 如何提高请示的效率和成功率
四、如何提交高质量的工作汇报——工作汇报的写作技巧
——工作汇报提纲的五种类型
案例范文：聚焦三大关键问题 推动经济高质量发展
五、如何提交高质量工作总结——工作总结的写作技巧
1. 工作总结的写法-五步骤
范文：自觉发挥职能作用 做领导的得力助手
2. 撰写工作总结的”4条锦囊妙计
妙计一：理顺框架，让逻辑新起来：案例解析
妙计二：提炼润色，让标题新起来：案例解析
妙计三：对标对表，让内容新起来：案例解析
妙计四：拆分整合，让句子新起来：案例解析
3. 撰写工作总结要把握好“四个环节”
第四讲：会务提升——高效管理，彰显会务卓越成果
导入：会议三种致命伤
一、高效会议的技巧
1. 会议准备的1H5W法
2. 会议准备的内容
工具表单：会议准备工作核对表
3. 主持人如何做会前准备
工具：SWOT分析
4. 会议后的工作（重点讲解后两点）
1）整理与会人员发言记录
2）将会议记录上报给相关领导
3）跟进会议决策的相关工作
4）向上级反馈会议执行的情况
案例：九段秘书工作法
二、高效会务的三个阶段
1. 会务准备阶段
1）明确会议目的与主题
——确定会议目标、选定会议主题、制定会议议程
2）策划与预算
——制定会务策划方案、评估资源需求、编制会议预算
3）场地与设施选择
——考察会议场地、确定场地设施需求、签订场地租赁合同
4）参会人员邀请与管理
——确定参会人员名单、发送邀请函、参会人员信息管理
5）物料准备与布置
——设计与制作会议物料、布置会场、准备会议用品
6）宣传与推广
——制定宣传计划、制作宣传材料、利用媒体与社交平台推广
7）餐饮安排
8）交通安排
9）住宿安排
10）应急预案制定
——识别潜在风险、制定应对措施、组建应急小组
2. 会务实施阶段
1）注册与签到：设立注册台、参会人员签到、发放会议资料
2）开幕式与主持：主持人开场致辞、领导致辞、介绍会议日程
3）议程执行与管控：严格按照议程进行、监控会议进程、确保会议质量
4）茶歇与餐饮安排：安排茶歇时间与地点、提供餐饮服务、确保食品安全
5）互动与交流环节：设计互动环节、鼓励参会人员交流、营造良好氛围
6）闭幕式与总结：主持人总结会议成果、领导致闭幕词、颁发奖项（如有）
7）后续跟进与服务：收集参会人员反馈、整理会议资料、提供后续服务支持
3. 会务复盘阶段
1）评估会议效果
a分析会议目标达成情况
b评估参会人员满意度
c识别会议亮点与不足
2）总结经验教训
a梳理会议筹备与执行过程中的得失
b分析成功与失败的原因
c提炼可复制的成功经验
3）提出改进建议
a针对会议不足提出改进措施
b完善会务策划方案
c优化会务管理流程
4）编制复盘报告
a编写会议复盘报告
b分享复盘成果与经验
c为下一次会务活动提供参考
第五讲：档案完善——质量管控，赋能档案效能飞跃
一、档案的收集
思考1：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么？
1. 档案收集的两个渠道
2. 档案收集的三个范围
二、档案的归档
1. 档案管理员要重新审查其价值性
2. 确定哪些材料有保存价值，应该归档
3. 对不需归档的文件要进行剔除
三、档案的整理
1. 档案的分类的六种方法
1）年度-机构-保管期限
2）年度-保管期限-机构
3）保管期限-年度-机构
4）机构-年度-保管期限
5）机构-保管期限-年度
6）问题-保管期限-年度
讨论2：您当下是如何分类的，存在哪些困惑？
2. 档案整理流程8步曲详解
表单1：以案卷为单位装订时所用归档式样
举例：档号式样示例01
举例：档号式样示例02
表单2：卷内文件目录
表单3：归档文件目录
表单4：案卷封面
四、档案的价值鉴定
1. 档案价值鉴定的四种方法
1）分析档案的内容
2）分析档案的来源
3）档案的时效性
4）分析档案产生的时间
2. 档案价值鉴定的工作程序
1）文件归档鉴定
2）划定文件保管期限
3）销毁无价值档案
4）档案 价值复审
3. 档案的销毁
小组讨论：某公司的档案销毁的问题
表单5：归档文件保管期限与装订方式对照表
表单6：归档文件目录
五、档案的保管工作
思考：档案保管的主要事项有哪些？
1. 保管的环境秩序
1）温湿度控制与调节
表单7：库房温湿度记录表
2）库房防护的4个注意事项
3）库房秩序管理
表单8：全宗保管位置参见卡
表单9：档案存放位置索引
表单10：档案库房保管档案情况的存放位置索引
2. 特殊载体档案保管
1）录音录像
2）电子档案
表单11：电子档案文件清单
